Wer vom Chef eine Abmahnung bekommt, der weiß: Jetzt wird es ernst. Denn die Abmahnung ist zwar selbst noch keine Kündigung, soll aber in der Regel den Weg dafür bereiten. Deshalb ist es gut zu wissen, was der Arbeitgeber beachten muss und wie die Rechte des Arbeitnehmers aussehen, wenn die Abmahnung zu Unrecht ausgesprochen wurde. ARAG Experte Tobias Klingelhöfer beantworten die wichtigsten Fragen zum Thema.
Was ist eine Abmahnung?
Tobias Klingelhöfer: Eine Abmahnung ist grundsätzlich Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung. Das bedeutet: Will der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer kündigen, weil der z. B. (erneut) unentschuldigt gefehlt, ein Attest zu spät vorgelegt oder einen Kollegen beleidigt hat, kann er das in der Regel nur tun, wenn er dieses Fehlverhalten zuvor bereits abgemahnt hat.
Hintergrund ist das sogenannte Ultima-Ratio-Prinzip, wonach eine Kündigung nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit immer erst als letztes Mittel zulässig ist. Abmahnen muss der Arbeitgeber nicht nur vor einer ordentlichen, sondern in den meisten Fällen auch vor einer außerordentlichen Kündigung.
Anders kann es nur dann aussehen, wenn der Arbeitnehmer sein Verhalten aller Voraussicht nach nicht ändern wird oder die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass dem Arbeitnehmer klar ist, dass der Arbeitgeber dies nicht hinnehmen wird.
Ferner ist eine Abmahnung entbehrlich, wenn es sich um einen Betrieb handelt, in dem wegen seiner geringen Größe das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) keine Anwendung findet. Und auch in der Probezeit des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber kündigen, ohne zuvor abmahnen zu müssen.
In welcher Form muss eine Abmahnung ausgesprochen werden?
Tobias Klingelhöfer: Die Abmahnung hat zwei Funktionen: Sie soll eine Vertragsverletzung rügen und gleichzeitig den Arbeitnehmer warnen, dass ihm im Wiederholungsfall eine Kündigung droht. Sein Fehlverhalten muss deshalb zunächst so genau wie möglich beschrieben werden. Geht es z. B. um ein zu spät eingereichtes ärztliches Attest, muss unter Angabe des Datums festgestellt werden, seit wann der Arbeitnehmer krankheitsbedingt gefehlt hat, wann er demzufolge ein Attest hätte vorlegen müssen und wann er dies tatsächlich getan hat.
Gleichzeitig muss die Abmahnung den Hinweis enthalten, dass sein Verhalten vertragswidrig war und in Zukunft nicht geduldet wird. Schließlich muss der Arbeitgeber klarstellen, dass eine erneute gleichartige Pflichtverletzung zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führt. Fehlt diese Warnung, handelt es sich um eine bloße „Ermahnung“. Folge: Das Fehlverhalten kann nicht für eine spätere Kündigung herangezogen werden. Grundsätzlich reicht es aus, eine Abmahnung mündlich auszusprechen.
Aus Beweisgründen sollte sie jedoch schriftlich oder zumindest in Anwesenheit von Zeugen erfolgen. Den Erhalt sollte sich der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer bestätigen lassen. Abmahnungsberechtigt ist jeder, der für den Arbeitgeber das Weisungsrecht ausübt. Das kann also auch der direkte Vorgesetzte sein, selbst wenn er nicht zum Ausspruch einer Kündigung berechtigt wäre.
Muss der Arbeitgeber eine Frist einhalten?
Tobias Klingelhöfer: Nein, der Ausspruch der Abmahnung ist nicht an eine bestimmte Frist gebunden. Die Abmahnung sollte jedoch möglichst zeitnah nach der Pflichtverletzung erfolgen. Denn andernfalls kann das Recht, den Arbeitnehmer wegen des konkreten Fehlverhaltens abzumahnen, verwirkt werden.
Denkbar ist das z. B., wenn der Arbeitgeber mehrfache Verspätungen des Arbeitnehmers unbeanstandet hinnimmt und dadurch beim Arbeitnehmer der Eindruck entstehen kann, dass sein Verhalten geduldet wird.
Wann führt eine Abmahnung zur Kündigung?
Tobias Klingelhöfer: Eine wirksam erteilte Abmahnung führt zur Kündigung, wenn der Arbeitnehmer die mit der Abmahnung gerügte Vertragsverletzung erneut begeht. Anders herum gesagt: Wurde der Arbeitnehmer wegen einer verspäteten Krankmeldung abgemahnt, kann eine Kündigung nicht darauf gestützt werden, dass er seine Pausenzeiten überzogen hat.
Liegt der Ausspruch der Abmahnung längere Zeit zurück und hat sich der Arbeitnehmer in dieser Zeit hinsichtlich des gerügten Fehlverhaltens vertragskonform verhalten, kann eine Kündigung wegen einer neuerlichen Pflichtverletzung gleichfalls unwirksam sein.
Wie viele Abmahnungen kann der Arbeitnehmer bekommen?
Tobias Klingelhöfer: Regelmäßig genügt eine vorherige Abmahnung, um bei einem erneuten gleichartigen Fehltritt mit einer Kündigung rechnen zu müssen. Mahnt der Arbeitgeber mehrmals ab, ohne zu kündigen, kann dies im Gegenteil für ihn eher nachteilig sein:
Entscheidet er sich nämlich später doch zur Kündigung, kann sein Kündigungsrecht unter Umständen verwirkt sein. Zumindest muss er aber in diesem Fall in der letzten Abmahnung nochmals nachdrücklich auf die im Wiederholungsfall drohende Kündigung hinweisen.
Abmahnung zu Unrecht erhalten – Was tun?
Tobias Klingelhöfer: Eine unberechtigte Abmahnung muss der Arbeitnehmer nicht einfach akzeptieren: Enthält die Abmahnung falsche Tatsachenbehauptungen oder hat der Arbeitgeber das Verhalten des Mitarbeiters rechtlich falsch eingeordnet, sollte dieser zunächst eine Gegendarstellung einreichen, die zur Personalakte genommen werden muss. Außerdem hat er in diesem Fall einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte.
Gleiches gilt übrigens, wenn die Abmahnung formell nicht ordnungsgemäß oder unverhältnismäßig ist. Ein gerichtliches Vorgehen gegen die Abmahnung ist möglich, aber nicht unbedingt notwendig: Der Arbeitnehmer kann die Richtigkeit der Abmahnung auch ohne, dass er auf Entfernung aus der Personalakte geklagt hat, in einem späteren Kündigungsschutzprozess noch bestreiten.
(ARAG Experten)
