Dokumente müssen rechts-, beweis- und fälschungssicher abgelegt sein und über Jahre bereit gehalten werden. Eine dokumentengerechte Archivierung egal ob analog oder digital ist für Unternehmen oft mit hohen Kosten verbunden. Der Fiskus beteiligt sich an diesen Kosten, indem er die Bildung einer entsprechenden Rückstellung für die am Bilanzstichtag verursachten Archivierungskosten akzeptiert.
Bislang war unklar, über welchen Zeitraum jährlich anfallende Archivierungskosten Berücksichtigung finden. Da die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren vorsehen, wurde die Auffassung vertreten, man könne die jährlich anfallenden Kosten mit dem Multiplikator 10 hochrechnen. Der Bundesfinanzhof hat in einem aktuellen Urteil (Az. X R 14/09) dieser Berechnung widersprochen: Wiederkehrende Kosten sind grundsätzlich mit einem Vervielfältiger von 5,5 zu multiplizieren. Zur Begründung verweist das Gericht auf den steuerlich zu beachtenden Stichtagsgrundsatz, der die Bildung von Rückstellungen für zukünftige Aufwendungen verbietet. Rückstellungsfähig ist der jährlich anfallende Aufwand nur für die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Der Fiskus akzeptiert den Faktor 5,5 (arithmetisches Mittel von 1 bis 10) unter der Annahme, dass jedes Jahr ein aufbewahrungspflichtiger Jahrgang ausgesondert werden kann. „Positiv sind die eindeutigen Spielregeln, die Unternehmen nunmehr eine zuverlässige Kalkulation ermöglichen“, betont Wirtschaftsprüfer Thomas Rohler von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG in Bergisch Gladbach. „Unternehmen sollten alle rückstellungsfähigen Kosten im Rahmen einer Jahresabrechnung systematisch erfassen.“
Welche Kosten sind rückstellungsfähig? Der Fiskus akzeptiert sowohl wiederkehrende Kosten als auch einmalige Aufwendungen. Zu den wiederkehrenden Kosten zählen etwa Miet- und Nebenkosten, Versicherungsbeiträge oder die jährlichen Abschreibungen auf Regale oder Schränke. Befindet sich das Archiv im eigenen Betriebsgebäude, sind die Gebäudekosten (AfA, Grundsteuer, Versicherung, Energie- und Instandhaltungskosten etc.) anteilig nach der Nutzfläche zu ermitteln.
Darüber hinaus sind einmalige Aufwendungen für die Einlagerung aller bereits vorhandenen Unterlagen rückstellungsfähig, die am Bilanzstichtag noch nicht archiviert sind. Dazu gehören etwa die Kosten für die Digitalisierung der Dokumente oder die Anschaffung von Speichermedien. Auch die Kosten für eine Datensicherung durch einen externen Dienstleister können einbezogen werden. Achtung: Einmalige Aufwendungen dürfen nicht mit dem mathematischen Faktor 5,5 multipliziert werden. Andere Kosten hingegen lehnt der Fiskus ab: Nicht rückstellungsfähig sind anteilige Finanzierungskosten für die Archivierung oder Entsorgungsaufwendungen.
