DHPG-Experte Rohler stellt fest: „In der Regel führt die jetzt vom Bundesfinanzhof bestätigte Berechnungsmethode zu richtigen Ergebnissen. Komplizierte Einzelberechnungen bleiben den Steuerpflichtigen meist erspart. Wer mehr ansetzen möchte, muss genauer rechnen, die Kosten für jeden aufzubewahrenden Jahrgang ermitteln und dann mit der Anzahl der Jahre bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vervielfältigen. Dies kann bei Neugründungen mit umfangreichen Archivbeständen sinnvoll sein.“ Zu einer höheren Rückstellung gelangt man auch, wenn sich bei einer Betriebsprüfung herausstellt, dass umfangreiche Unterlagen länger aufbewahrt werden müssen, weil es Streit mit dem Betriebsprüfer gibt. Für die hierdurch verursachten Kosten kann eine gesonderte Rückstellung gebildet werden.
Achtung: Die Finanzverwaltung spart sich die Abgrenzung von Unterlagen mit 6-jähriger und mit 10-jähriger Archivierungsfrist, verlangt aber bei freiwillig längerer Archivierung einen Abschlag von 20 % der Gesamtkosten. „Ist eine längere Aufbewahrung vorgesehen, sollten die Steuerpflichtigen im Vorhinein prüfen, welche Berechnungsmethode für sie günstiger ist“, empfiehlt DHPG-Wirtschaftsprüfer Rohler. Bei separater Ermittlung der Kosten für Unterlagen mit 6-jähriger Archivierungsfrist beträgt der Multiplikator 3,5.
Alle Aufbewahrungsfristen im Blick
Für Geschäftsunterlagen sind verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Sie beginnen grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Dokumente erstellt oder empfangen wurden. Bei Verträgen setzt die Frist nach Vertragsende ein.
6 Jahre: Handels- als auch steuerrechtlich ist ein- und ausgehende Geschäftskorrespondenz mindestens sechs Jahre zu archivieren. Dies gilt auch für alle steuerlich relevanten Unterlagen. Beispiele: Geschäfts- und Handelsbriefe inkl. Fax und E-Mail, Dauerauftragsunterlagen, Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrunterlagen.
10 Jahre: Die meisten Geschäftsunterlagen sind handels- wie steuerrechtlich zehn Jahre lang aufzubewahren. Dazu zählen nicht nur alle dem Finanzamt einzureichenden Unterlagen, sondern auch Anlagen und Unterlagen, die zum Verständnis notwendig sind. Beispiele: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanz, Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Kostenkalkulationen, Abkürzungsverzeichnisse.
Andere Fristen: Läuft die steuerliche Festsetzungsfrist zum Sachverhalt weiter, verlängern sich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf unbestimmte Zeit. Beispiele: Begonnene Außenprüfung, vorläufige Steuerfestsetzung, anhängige steuerstraf- oder bußgeldliche Ermittlungen. Darüber hinaus werden bei privatrechtlichen Verträgen manchmal Aufbewahrungsfristen vereinbart, die von den gesetzlichen Fristen abweichen. Beispiele: Baupläne, Konstruktionszeichnungen
Quelle: DHPG Dr. Harzem & Partner KG, www.dhpg.de
