Am 1. Juli 2016 wird die EU-Regelung eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) in Kraft treten. Von der Europäischen Union bereits 2014 verabschiedet, ermöglicht die Elektronische Signatur nun eine einheitliche Praxis in allen EU-Mitgliedsstaaten und bestätigt den rechtlichen Status elektronischer Signaturen, die nun die gleiche juristische Wirksamkeit haben kann wie handgeschriebene Unterschriften.
Die Implementierung der eIDAS-Richtlinie bestätigt einerseits das rechtliche Rahmenwerk und die Geltung der Elektronischen Signatur (oder des Elektronischen Stempels) getätigt durch ein Individuum oder eine rechtliche Person.
Auf der anderen Seite etabliert die Richtlinie eine Liste von Trust-Service-Providern („Trusted List“), die in Europa anerkannt sind und die durch die Europäische Kommission veröffentlichten Trust-Services zusammenführt. Die Richtlinie ist ein Schritt vorwärts für Unternehmen, die bisher selbst dafür verantwortlich waren sicherzustellen, dass eine Unterschrift authentisch ist. Tatsächlich wussten in der Praxis viele nicht, wie dies funktioniert.
In Deutschland weitgehend ignoriert, wurde die Vereinbarung in der Öffentlichkeit bisher nur schwach diskutiert und kommentiert. Dennoch bedeutet sie in der Praxis einen Meilenstein bei der Überführung in das vollständig digitale Business. Bei der Vorbereitung auf eIDAS geht es auch um das Verständnis der vielfältigen Benefits:
Die händische Unterzeichnung eines Vertrages kann durch Drucken, Versenden von E-Mails oder Scan mehrere Stunden oder gar Tage dauern. Die Elektronische Signatur reduziert diese Schritte signifikant und schafft mehr Effizienz bei der Abwicklung von Prozessen. Sie reduziert zudem Auftragsverluste, die durch eine zu komplexe Prozedur entstehen.
Die Produktivität wird beträchtlich gesteigert. Die Verwaltung von Papierdokumenten generiert allgemein hohe Kosten für Transport, Einspeisung in die Prozesse, Scan, elektronische Texterkennung, Ablage oder Archivierung. Die Einführung der Elektronischen Signatur bietet die Möglichkeit, Dokumenten ohne Medienbruch zu erstellen, sie zu archivieren und zu unterzeichnen – und das mit einigen wenigen Klicks und absolut sicher.
Es besteht keine Notwendigkeit mehr zu verreisen, um Transaktionen abzuschließen. Die mobile Signatur etwa mit Tablet vereinfacht den Prozess enorm und macht ihn effizienter.
Die Unterschrift mittels Papier und Tinte wird über kurz oder lang obsolet. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Methode setzen, profitieren vom Image der Nachhaltigkeit. Die Anwendung neuer Werkzeuge zur vollständig papierlosen Transaktion ermöglicht die Einsparung von natürlichen Ressourcen und erhöht die Profitabilität.
Hinzu kommt das vereinfachte Management von Transaktionen über Grenzen hinweg. eIDAS ermöglicht die Zusammenarbeit in der gesamten EU mittels elektronischer Signatur, rechtlich anerkannt vor europäischen Gerichten. Auch ein mittelständisches Unternehmen aus Deutschland kann auf dieser Basis Lieferverträge mit einem Unternehmen aus Finnland abschließen, wobei die Vereinbarung sowohl in Deutschland als auch in Finnland Gültigkeit besitzt. Das ermöglicht den einfacheren Zugang zu größeren Märkten.
Alles in allem bringt die Einführung von eIDAS einen echten Fortschritt für Organisationen, die ihre Transaktionen nun schnell und sicher abwickeln können. Unternehmen verbessern mit eIDAS ihre Geschäftsprozesse und können sich einem Modell zuwenden, das ihre Verantwortlichkeit für die Umwelt unterstreicht.
Welche Ebene der Elektronischen Signatur entsprechend dem Maß an Compliance oder Risiko für das jeweilige Business auch erforderlich ist – die einfache, die fortgeschrittene oder die qualifizierte – DocuSign bietet hierzu eine passende eIDAS-konforme Lösung, basierend auf einer leistungsfähigen und einfach zu nutzenden Plattform für das digitale Transaktions-Management.
